엑셀의 5가지 악몽과 해결방안

엑셀의 5가지 악몽과 해결방안

오피스＆협업

PCWorld

“마이크로소프트 엑셀(Excel)은 한 새디스트가 개발한 게 아닐까?”라고 생각해본 적이 있는가?

한 번에 여러 파일을 편집하는 것은 “워크시트 찾기” 게임이 되어버리고 만다. 필요한 기능이 리본 중 하나라는 것을 알고 있다. 그런데 그게 어느 것일까? 그리고 대규모의 케케묵은 워크북 파일은 프로그램을 매우 느리게 만들어 한 항목을 수정한 이후 커피 타임을 가져야 할 수도 있다.

만약 엑셀에서 대규모의 중요한 작업을 수행한다면, 그것은 악몽의 연속일 수도 있다. 그리고 만약 종이와 연필을 가지고 자산을 계산하는 것보다 엑셀을 사용하는 것이 어렵다는 것을 알게 된다면 무언가가 잘못되고 있다는 것이 분명하다.

이번 기사에서는 엑셀 2007과 2010 버전에서 발견한 5가지 공통적인 문제점에 대한 해결책을 제시하고자 한다. 이러한 해결책은 여러 워크북을 쉽게 관리하는 방법, 느린 파일의 속도를 높이는 방법, 다중 사용자의 변경 사항을 추적하는 방법, 모든 리본 중에서 필요로 하는 기능을 찾는 방법, 그리고 좀 더 쉽게 데이터를 입력하는 방법에 관한 것이다.

1. 여러 개의 열린 워크북은 혼란을 극대화 한다

엑셀에서 3개 이상의 스프레드시트를 작업할 수 있는 2가지 분명한 방법은 “큰 창이 아닌 작은 창으로 작업”하거나 “그것들 사이를 계속해서 왔다갔다하며 작업”하는 것이다.

한 번에 여러 워크북 파일을 살펴볼 수 있도록 창을 정렬하라.

엑셀을 시작하면 윈도우 데스크톱에서 하나의 창이 열린다. 다른 워크북(하나 이상의 워크시트를 가질 수 있는 엑셀 파일)을 열거나 생성할 때는 엑셀 창 내의 내부 창으로 열린다. 사용자는 내부 창의 크기를 최대화하여 각 파일이 전체 엑셀 창을 차지하도록 하거나 한 번에 모든 파일을 볼 수 있도록 각 창들을 복구할 수 있다.

사용자의 워크시트가 매우 작은 경우가 아니라면 내부 창이 전체 엑셀 창을 차지하도록 내부 창을 최대화(디폴트 설정)하여 유지해야 한다. 사용자는 Ctrl-Tab 혹은 다른 방법으로 Ctrl-Shift-Tab 을 눌러 워크시트 사이를 이동할 수 있다.

단지 두 개의 파일만이 열린 경우에 이러한 방법은 효과적이다. 그러나 더 많은 파일이 추가되면 될수록 복잡해져서 원치 않은 워크시트가 열리고 시간소모가 많아 진다. 이러한 방법의 또 다른 문제점은 동시에 두 개의 워크북을 살펴볼 수 없다는 것이다(당신이 무엇을 하는가에 따라 이것은 손쉽게 해결될 수도 있다).

그렇게 하기 위해서 워크북의 복구 버튼(오른쪽 상단 코너에 있는 엑셀의 복구 버튼 아래에 있다)을 클릭하라. 그러면 잘 볼 수 있도록 창의 크기를 바꾸고 재정렬할 수 있다. 그리고 지금 당장은 보고 싶지 않은 창들을 최소화할 수도 있다.

모니터를 두 대 사용하고 있다면, 더 이상 창이 최소화되지 않도록 하기 위해 엑셀에 있는 복구 버튼을 클릭하라. 그리고 두 대의 모니터에 꽉 차도록 엑셀 창의 가장 자리를 드래그하라. 그러면 창을 정렬하기 위한 훨씬 더 넓은 공간을 이용할 수 있을 것이다.

가장 좋은 방법은 익스텐드오피스(ExtendOffice)의 오피스 탭(Office Tab)을 다운로드하여 설치하는 것이다. 이 오피스 애드온을 사용하면 엑셀 창 상단에서 탭 형식으로 각 파일을 열 수 있다. 약간의 화면 공간이 소요되긴 하지만 여러 창을 손쉽게 이동할 수 있다. 이 프로그램은 무료이고 엑셀뿐만 아니라 워드와 파워포인트에서도 탭을 사용할 수 있으며 그렇게 하기 위해 필요한 거의 모든 기능을 처리할 수 있다.

익스텐드오피스의 오피스 탭을 사용하면 열린 파일간의 손쉬운 이동이 가능하다.

2. 너무 느린 파일

사용자는 윈도우 탐색기에서 한 워크시트를 더블 클릭하고 엑셀이 로딩될 때까지 기다린다. 그리고 기다리고 또 기다린다. 마침내 엑셀 파일이 열렸다. 이제 숫자를 변경하고 그리고 다른 작업을 수행하기 위해 또 기다린다.

특정 엑셀 워크북 파일이 왜 너무 느려서 사용하기에 참을 수 없을 정도인지에 대한 이유는 알 수 없다. 일반적인 3가지 문제점과 그것을 해결하기 위해서는 어떻게 해야 하는지에 대해 살펴보도록 하자.

너무 많은 계산 : 복잡한 워크북에서, 숫자를 변경하는 것은 수 백 가지의 반복 계산에 영향을 미칠 수 있고 엑셀에서는 각각을 수행하기 위해 시간이 걸린다.

해결책은 자동 계산을 비활성화하는 것이고, 자동 계산 비활성화는 옵션 대화상자에서 설정할 수 있다. 엑셀 2010에서 자동 계산을 비활성화하기 위해서는 파일 탭을 클릭한 후 왼쪽에 있는 옵션을 선택하라. 엑셀 2007에서는 둥근 오피스 버튼을 클릭한 후 드롭 다운 메뉴 하단에 있는 엑셀 옵션 버튼을 클릭하라.

옵션 대화상자가 화면에 표시되면, 왼쪽에 있는 수식을 선택하라. 그리고 워크북 계산에서 수동을 선택하라.

파일을 저장하거나 F9를 누르기 전까지는 숫자들이 올바르지 않다는 것을 기억하라.

너무 많은 포맷 : 스프레드시트는 예쁠 필요가 없다. 그러므로 알기 쉬울 정도로 간결한 포맷을 유지하도록 하라.

포맷으로 인해 파일이 느려지는 가를 확인하기 위해서는, 파일 사본을 만들어 엑셀에서 열고, Ctrl-A를 눌러 전체 워크시트를 선택하라. 워크북에 하나 이상의 워크시트가 있다면 창의 하단 마지막에 위치한 탭을 누른 상태에서 Shift를 누르면 모든 워크시트를 선택할 수 있다. 그리고 홈 리본의 편집 부분에서 삭제 아이콘(지우개 모양의) 옆의 드롭-다운 화살표를 클릭하고 포맷 지우기를 선택하고, 파일을 저장하라. 만약 기존 파일보다 새로 생성한 파일이 훨씬 더 빠르다면, 원본 파일에 과도한 포맷이 사용된 것이다.

실제 내용보다 크기가 큰 파일 : 파일의 크기가 크면 느리다는 것은 놀라운 일이 아니다. 그러나 몇몇 대규모 파일들은 불필요한 부분을 줄임으로써 이점을 얻을 수 있다.

이 부분을 확인하기 위해서는, Ctrl-End를 눌러라. 그러면 워크시트의 마지막 셀로 이동될 것이다. 아래와 오른쪽에 있는 다른 셀들을 볼 수 있지만 사용자가 무언가를 입력하기 전가지 엑셀은 그것들을 실제로 저장하지 않는다.

만약 콘텐츠가 담긴 마지막 열보다 훨씬 아래에 커서가 위치한다면 혹은 마지막 행에서 매우 오른쪽에 커서가 위치한다면 파일에 불필요한 오버헤드가 있는 것이다.

해결책? 동일 워크북의 새 워크시트에 실제적으로 사용되는 셀들을 복사하고 기존의 워크시트는 삭제하라.

3. 리본의 미로에서 사라져버린 기능들

어떤 리본에서 페이지 레이아웃 아이콘을 찾을 수 있는가를 당신은 알고 있는가? 힌트: 그것은 페이지 레이아웃 리본이 아니다.

오피스 2007에서 도입된 리본 인터페이스는 엑셀과 다른 애플리케이션을 사용하기 쉽도록 하기 위한 것이다. 가끔 그렇기도 하다. 그러나 가끔은 사용자는 오랜 시간 동안 검색을 한 후에나 리본을 찾을 수 있기도 하다.

서치 커맨드(Search Commands)를 설치하라. 그러면 당신은 원하는 기능을 찾기 위해 리본을 클릭할 필요가 없다.

마이크로소프트 오피스 랩이 무료로 제공하는 애드온인 서치 커맨드를 설치함으로써 이러한 문제를 해결할 수 있다. 이 애드-온은 명령어를 검색할 수 있는 리본을 알려준다.

(그런데, 페이지 레이아웃 아이콘은 뷰(View) 리본에 있다)

4. 다중 사용자 변경

만약 사용자가 다른 사람과 동일한 워크북을 편집하고 있다면 문제가 발생하게 된다. 만약 네트워크 상에서 세 네 명의 사용자가 네트워크 상에서 동일 파일을 가지고 작업한다면 대참사가 발생할 수도 있다.

다행스럽게도, 리뷰(Review) 리본을 통해 한 곳에서 워크플로우에 대한 통제를 유지하는 것이 가능하다. 리뷰 리본에서 제공되는 세 가지 기본적인 툴에 대해 살펴보자.

한 눈에 변경 사항 확인하기 : 누가 언제 무엇을 변경했는가를 살펴보고 싶은가? 그렇다면, 변경사항 추적(Track Change) 메뉴를 드롭 다운하고 변경 사항 강조(Highlight Changes)를 선택한 후 옵션을 선택하라. 그러면 얼마나 오랫동안 변경사항이 저장될 것인가, 어느 사용자의 변경사항을 추적할 것인가, 그리고 개별 시트에 변경사항을 기록할 것인가의 여부를 설정할 수 있다. 그리고 변경사항을 수용 혹은 거부할 것인가도 설정할 수 있다.

다른 사람들이 스프레드시트를 변경하기 전에 자신의 스프레드시트를 보호하라.

그러면 좀 더 편하게 잘 수 있을 것이다.

파일의 일부 혹은 전부를 보호하기 : 시트 보호와 워크북 보호(The Protect Sheet and Protect Workbook) 옵션을 통해 어느 사용자가 무엇을 변경하였는지를 통제할 수 있다. 위의 두 버튼 중 하나를 클릭하라. 그러면 파일의 다양한 부분을 비밀번호로 보호할 수 있다.

워크북 공유하기 : 워크북 공유(Share Workbook) 옵션을 한 명 이상의 사용자가 스프레드시트를 동시에 변경하는 것을 가능하게 한다. 그리고 만약 그러한 설정으로 인해 문제가 발생할 것이라고 판단되는 경우에도 안심하라. 파일을 저장하는 시점에 충돌이 발생하는 경우, 대화상자는 두 옵션을 보여주고 옵션 중에서 선택할 수 있도록 해준다.

5. 끊김 없는 데이터 입력

스프레드시트는 데이터베이스 프로그램이 아니지만 모든 사람들은 테이블에 데이터의 행과 열을 입력하는 방식으로 그렇게 사용하고 있다. 왜 안되겠는가? 액세스(Access)와 같은 실제 데이터베이스를 생성하는 것보다 엑셀에서 단순한 테이블을 생성하는 것이 훨씬 쉽다.

그러나 그렇게 하지 말아야 하는 이유는 엑셀에서의 데이터 입력 프로세스가 훨씬 더 어렵기 때문이다. 실제 데이터베이스는 데이터 입력을 위한 양식을 제공하고, 그것은 스프레드시트의 테이블 레이아웃보다 훨씬 더 사용자 친화적이다.

마지막 단계 : 퀵 액세스(Quick Access) 툴바에 폼(Form) 아이콘을 추가하라.

해결책은 단순하다. 엑셀에 데이터 입력 폼을 추가하는 것이다. 그리고 그렇게 하기 위해서는 테이블에서 셀을 선택하고 폼 아이콘을 클릭하기만 하면 된다.

폼 아이콘이 화면에 표시된 이후에는, 퀵 액세스 툴바의 오른쪽 말단에 있는 아래 방향 화살표를 클릭하고 더 많은 명령어(More Commands)를 선택하라. 그리고 ‘명령어 선택’ 드롭박스 메뉴에서, 리본에 없는 명령어를 선택하라. 아래로 스크롤을 내리고 폼을 클릭한 후 추가 버튼을 클릭하라.

이제 테이블에서 셀을 선택한 후 폼 아이콘을 클릭하라. 그러면 데이터 입력 폼이 화면에 표시된다.

단순한 폼으로 데이터 입력을 훨씬 쉽게 만들 수 있다.

만약 이런 엑셀 기교를 알지 못한다면, 악몽은 배가 되고 짜증도 솟구치며, 업무 효율이 반 이하로 떨어질 것이다. 그러나 이제 이러한 악몽들에 대한 해결책을 알게 되었으니, 마음껏 활용해 보자. editor@itworld.co.kr